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設備管理システムの構築前に保全エンジニアが考えるべきこと

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設備管理システム(equipment management system)は設備の保全を担当する人にとって、最重要です。

まさに保全の基幹システム。

このシステムの良否で、保全の業務の量も質も左右されます。

設備管理システムというとCMMSやEAMを想像するでしょう(聞いたことが無い担当者もいるかも)。

Excel以外の何らかのソフトウェアを使っている場合をイメージすれば良いと思います。

こういうシステムを導入しても、よく失敗します。

何を考えないといけないか、思いつくものを挙げています。

誰にとって得・誰にとって損か

システムを導入する時、得をする人と損をする人が出てくるのが普通です。

誰にとっても得ということは、残念ながらほぼ起きません。

設備管理システムを構築するという場合は、以下のような展開が多いでしょう。

  • 複数の事業所で異なるデータを一元管理したい
  • 最新版の情報共有ができるようにしたい
  • 保全以外に設備のライフ全体にわたる管理をしたい
  • 複雑な業務システムを運用したいが、手動部分を削減したい

担当者を信じない

Excelだと事業所によって書式が変わったり、担当者レベルでも書いていることが変わります。

そのプラントに最適な表現をしたいから、全体最適ができないと諦める保全が多いです。

Excelのデータ整理でもある程度は可能ですが、自由度が高すぎるので最新版がどこにいったか分からなくなったり、データが消えたりします。

ファイル名に「最新版」がいっぱいついて怪しくなるパターンですね。

管理する側から見ると担当者を信じていない、とも言えます。

設備管理システムに限らず、多くのシステムは自由度を減らしてフォーマットを統一化させることで、データ整理を簡単にしようという狙いがあります。

ここで得をするのは、管理や整理をする数人の担当者

他の多くの作業者が損をするような構図になりがちです。

背伸びしたシステムにしがち

設備管理システムは、設備の導入をしてから廃棄するまでの保全に関するシステムを担当することが多いです。

保全計画→修理依頼→修理→修理結果→計画の修正というサイクルです。

これだけでも、満足に回せている会社はあるでしょうか?

かなり疑問です。

設備管理システムを導入したい会社の中には、EAMをちゃんと取り組みたいと考えるパターンがあります。

資産に関する全情報を一元管理したいので、補修費用や購入費用などの予算や固定資産の管理も含めた理想形を目指します。

こういう仕組みを手動で作ろうとしたら、ほぼ無理です。

外部の設備管理システムを探すことになるでしょう。

ところが、保全に関するサイクルすら回すので精いっぱいという場合には、資産全体を管理しようとしたときにはかなり背伸びをすることになります。

導入して過渡期を越えて慣れるまでの我慢ということはいかず、できないものは放置されていくことでしょう。

担当者は作業時間が増えがち

設備管理システムを導入した場合、担当者は返って作業時間が増えることになりがちです。

他のシステムでも似たような話ですが、一般には以下のような問題を持っています。

ユーザーフレンドリーか

設備管理システムを導入するときに特に大事なのが、ユーザーフレンドリー。

  • 管理をする少数の人は省力化
  • 日々入力をする多くの人は、作業時間の延長

こういう結果になると、残業時間が増えたり、できない業務は捨てられたりします。

上記の作業時間を真面目に解析して、システム導入を検討している会社は少ないでしょう。

たいていの場合は、どういう操作をすればいいのか分からず、マニュアルが複雑でフローが進まず、作業時間が増えます。

慣れない担当者が悪いと切り捨てるのは、言うのは簡単ですが実際はとても難しいです。

付いてこれる人が少なすぎて、残業時間抑制のために別の仕事をカットすることにもなります。

問題にしっかり向き合おうとする管理職ほど、悩みの種となります。

入力工数は下がるか

ユーザーフレンドリーに似ていますが、入力工数が下がるかどうかはとても大事です。

設備管理システムを導入する場合、多くの情報の手入力を要求しがちです。

機器番号、機器名称、型式、能力(主要仕様)、設置場所、設置年数、保全方法、保全に関する重要な仕様、修理依頼、修理報告

思いつく限りブランクを設けて、担当者に入力させようとします。

これは担当者にとって工数削減になりません。

複数の図面を見ながら(場合によっては現地のネームプレートを見ながら)、データを入力します。

1つの設備に対して入力文字数は100~200文字かもしれませんが、それでも15分~30分くらいは掛かります。

設備点数が膨大で例えば300くらいの設備があるプラントで、日々5個くらいの修理をしているだけでも、1~2時間はシステムと格闘することになります。

システム導入前は、紙でやり取りしていたことでしょう。

設備図面など仕様が載っている書類に、設備保全に関する情報をつけ足していきます。

管理はかなり怪しいですが、保存はできて入力工数は少なかったかもしれません。

本来それくらいでも機能していた業務を、しっかり管理しようとしてデータ入力を増やせば増やすほど入力時間を増やしていきます。

こ\れでは、システム導入の効果があるとは言いにくいですね。

安定的に運用可能か

設備管理システムを安定的に運用できるかどうかは、非常に重要な課題です。

分類仕分けが難しい

設備管理システムでは、多くの仕訳を必要とします。

  • 設備管理が必要となる部品を列挙する
  • 劣化パターンを列挙する
  • 劣化状況に応じた保全が必要な部品群を設定する

例えば、ポンプ1つ取っても、部品としてシャフト・ベアリング・軸封が思いつきます。

1つの設備に対して、3つの部品という情報が付与されます。

300くらいの設備があれば、一気に900個の情報ですね。膨大です。

ポンプがどういう壊れ方をするか、劣化パターンも決めないといけません。

軸封から漏れただけでも、メカニカルシールだけを単純交換すれば良いのか、シャフトも好感しないといけないのかパターンが違います。

当然ガスケットやOリングも必要です。

スリーブが入っていれば、スリーブとキーも必要ですよね。

劣化パターンを漏れなく分類して、相当する部品を列挙していかないといけません。

これは非常に大変です。

というか、ほぼ何らかの条件が見落とされます。

そもそも部品の調達は非常に面倒な作業です。

保全業務の中でも相当の工数を割いています。

もともと見落とされていた管理業務を明確にしようとした結果、普段の保全でカバーしていたアナログな対応のうちデジタル化で抜け落ちる部分がある。

こうなると、何のためのシステム導入か怪しくなります。

管理条件が変わりやすい

先に上げた、部品管理に関する問題は、管理条件の変更という影響を良く受けます。

  • メーカーが部品を変更した、生産停止をした
  • 増強工事などで設備のアップグレードをした

こういう外部影響で、管理システムのアップグレードを常に求められます。

弊社の場合だと、多いところでは2~3年に1回は20~30の設備が変わったりします。

その都度、作業をしてくとしても「どうせすぐに変わるから・・・忙しかったから・・・」とアップグレードが間に合わなくなるでしょう。

この抜け漏れを無くすために、設備購入時から情報を一元管理して設備保全にステータスが移行しないとアラームを出すということは、設備管理システムとしては可能です。

ところが、アラームの数が多くなると感覚がマヒします。

後で見ようとフォルダ管理しているメールの未読件数が100も越えると、そのフォルダのメールは一切手を触れようとしなくなりますよね。

これと同じです。

代表者で考えるは危険

こういうシステムを整備するときに、「代表者」で考えることはかなり危険です。

その人がしっかり全体を見れるなら構いませんが、そういう人はかなり少ないです。

どこかに偏っていることが普通。

管理職クラスが全体を掌握して、調整に入るべきでしょう。

その管理職こそが、何もしないという例も割とあって、結果的に力の強い人(導入しようとする管理者)の言いなりになってしまいがちです。

参考

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最後に

設備管理システムの導入前に考えたいことはいっぱいあります。

本来は担当者の負担を降らすために導入するものなのに、管理側の都合で導入されて担当者の作業量が増えると逆効果です。

残業時間を増やせるわけにもいかず、担当者によっては管理システム以外の何かの業務が疎かになっていきます。

導入した人の成果となっても、他の人にとっては何のありがたみもなく、不満だけが溜まっていく。

多くのシステムで同じようなことが起こっていますが、設備管理システムも同様です。

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