進捗管理と言えばガントチャート(gantt chart)。
化学プラントのオーナーエンジニアリング程度の小規模～中規模程度のプロジェクトでも進捗管理は必要です。
1人で仕事を担当したり、上司・部下の2人で共有したりという程度ですが、仕事の進捗を見える化すること自体が技能として評価されてしまいがちな世の中です。
そもそもどんな手法があるのかも知らず、試そうともせず、目の前にある仕事を淡々とこなそうとするエンジニアが増えているからです。
私の身近なエンジニアが取り組んでいるプロジェクト管理手法を比較します。
ガントチャート(gantt chart)
ガントチャートは進捗管理の基本・王道とも言える方法です。
工程表という言い方もするでしょう。
スプレッドシートで1から作る人もいれば、専用ツールを使う人もいます。
- プロジェクト全体を把握できる
- プロジェクトの各要素間の相関関係が何となく理解できる
- 詳細に管理しようとすると膨大な項目を記載しないといけない
ガントチャートは管理すべき事項の流れを頭から後ろまでを時間の流れとして理解するためのものです。
左上から右下に向かった矢印で構成されるのは、視覚的にも分かりやすいですね。
プロジェクトのマスタースケジュールなどの全体の概要を把握するためには、効果的に作用します。
しかし、日々の進捗管理をするなどの詳細スケジュールを書きだすと、非常に大変です。
ユーザー内の簡単なプロジェクトでも、A3横向きのガントチャートで5枚程度になる場合があります。
その規模のプロジェクトなら、ベテランクラスになると10件くらいは同時処理を求められるので、
そもそもガントチャートを作るという手段が目的と化しそうですね。
ガントチャートを作るためには、以下のような技能が必要となります。
- プロジェクトの全体～詳細を徹底管理することにこだわる人
- 経験豊富で仕事を行う前から全体像や予想される課題を抽出し切れる人
- 一度作った資料を定期的に見返して修正できる人
実態としては、定期的に見返して修正できるというミニPDCAサイクルを回せるだけでもすでに高度なスキルと言えます。
みんな公言はしないけど、自分でガントチャートを作って他人の仕事を管理したことがある人なら、誰もが思うのではないでしょうか？
他人から与えられたガントチャートに対して、自分で期限を守るという時にはそれなりに機能しますが・・・。
日付だけリスト化
日付だけリスト化するという方法があります。
例えば以下のとおり。
| 機器番号 | 設計書 | 仕様書 | 納期 |
| T-001 | 〇月◎日 | △月▲日 | ◇月◆日 |
| X-002 | |||
| P-003 |
- プロジェクトの主要ポイントを一目で理解できる
- 全体像や相互関係は理解できない
この方法はガントチャートと対をなすと私は思っています。
特徴はガントチャートの真逆です。
簡単なプロジェクトで管理したいと思う案件なら、最初に全体スケジュールをガントチャートで作成して、詳細はこれくらいの方法で管理する方法で良いと思います。
ガントチャートの欠点を補う形です。
設備更新程度なら、機器リストとそれに関わる各ステージの日付が理解できれば十分です。
その代わり、管理シートが2種類になるというデメリットが存在します。
この方法にも、以下のような技能が必要です。
- 目の前の仕事に追われても良いと思う人
- 管理目標に対して前倒しで進めれる人
- 複数の資料の整合性が取れる人
日付だけで管理して前後関係や優先順位を意識しない場合、締切リストという扱いになりがちです。
締切は守るためではなく破るためにある。
こういう風に考えるエンジニアは多いです。
日付だけリストは、デッドラインを定めておいて日々挿入される突発仕事に対応するための安心材料として使われがち。
そうして全体が遅れていきます。
私の職場でも過去何十年・何十人と同じ展開をしています。
逆に、締切よりどれだけ前倒しするかというチャレンジングな仕事をする場合には、適切に機能します。
ゲームでクエスト管理をすることに慣れている人は、この素養があると言って良いでしょう。
その代わり、複数の資料を自分で管理しないといけないのがポイントです。
ゲームでは自動的に管理してくれますけど、実際の仕事では
自職場の仕事に適合した書式で、都合よく複数の資料を統合・分割してくれるソフトなんて探すことは非現実的ですからね。
自作したら自分しか使わない、下手したら自分すら使わない、なんてことも。
一見簡単そうに見えるけど意外と難しい、と思っていた方が健全です。
その日やることリスト
最後に、その日やることをリスト化するという方法です。
パソコンや机の周りにメモや付箋を貼っている人は、この傾向が強いでしょう。
この方法はプロジェクト向きではありません。
- 当日の仕事の優先順位をすぐに判断できる
- 翌日に持ち越す仕事が何か判断できる
まずは仕事を整理しよう！
というきれいな表現を使うと、その日にやることをリスト化しようとします。
これは悪くはありませんが大概の場合は、仕事を簡潔できません。
自身ができる量より遥かに多い量をリスト化しがち。
翌日に仕事を持ち越していって、どんどん仕事が溜まっていってしまいます。
仕事が溜まってどうしようもなくなったところで再調整が入り
またその日リスト化をしていきます。
リスト化地獄。
プロジェクト向きではありません。
逆に言うと、プロジェクト以外には使える可能性があるということ。
- 日々の仕事を淡々とこなす職場（保全など）
参考
関連記事
最後に
プロジェクトの進捗を管理するための手法を比較しました。
ガントチャート・日付だけリスト化・その日やることリスト
プロジェクトではガントチャートが一般的ですが、詳細管理には日付だけのリスト化など別の手法を使う方が効率的になる場合もあります。
その日やることリストは大抵の場合、成功しません。
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