【化学工場の日常】会社から溢れるように提供される「情報」を取捨選択することのメリット

トラブル働き方

NEONEEETです。

この情報は〇〇部にも送っておこう

どうせ誰も見ませんよ。

この記事は、化学工場の機電系設計者・プラントエンジニアを対象にしています。

この記事を読むと、溢れる情報を取捨選択することのメリットについて知ることができます。

溢れる情報を取捨選択するメリット

今回は、日常業務に溢れかえる情報を取捨選択するメリットを紹介します。

大企業になればなるほど、共有情報が多くなります。

このうち、本当に必要な情報は10%もないといって良いでしょう。

私の働く会社では、共有すべき情報が共有されておらず、逆に共有しなくても良い情報だけが共有されます。

化学工場内で共有すべき情報とは例えば以下のようなもの

  • 生産計画
  • 生産実績
  • 生産月報
  • トラブル情報
  • 安全衛生情報
  • 品質情報
  • 工事計画
  • 原料資材の市場調査情報

こういう全体に知っておくべき情報が、実は主管部門だけが確認しているというケースは多いでしょう。

逆に共有しなくていい情報は以下のようなもの

  • 他工場の詳細月報
  • 研究所の概要月報
  • 他部署の改訂基準の詳細情報
  • 業界で発生したトラブル情報

無駄な情報共有は、組織全体の効率を下げる方向に働きます。

時間を節約できる

情報を取捨選択すると、時間を節約することができます。

今となっては情報の共有はEメールが基本でしょう。

皆さんは1日にどれだけの量のEメールが届きますか?

担当者レベルでも20~30通、管理者レベルだと50通は越えると思います。

1通1通目を通し、取捨選択する

これだけでも時間を浪費します。

1日休んだ後に「メールが溜まっているな・・・」と憂鬱な気分になる人が多いのもうなずけます。

Eメールで全ての情報がやり取りできていたらいいのですが、

最近は専用のアプリで情報管理する傾向が強くなってきました。

そうすると、

Aの情報はAのアプリを起動、Bの譲歩はBのアプリを起動・・・

とアプリを起動して情報を取りにいかないといけません。

これでは単純に時間をロスしていくだけですね。

化学工場の機械エンジニア、特に保全エンジニアは毎朝トラブル情報を収集しないといけません。

短い時間で情報を集めたいのに、メールを見たりアプリを見たり・・・と時間を掛けているのが、多くの会社の実態ではないでしょうか?

脳のリソースを消費しない

情報を取捨選択すると、脳のリソースを消費しません。

この情報は中身を確認する価値があるだろうか?

悩み・判断するだけでも脳のリソースを使います。

  • ○○部の△△情報のメールは、届いた瞬間に削除しよう。
  • 紙で回覧が回ってくる資料は、すぐに回そう

こんな風に即決即断する方が良いと思います。

というのも、共有情報の9割以上は「瞬間記憶」にしか留まらないからです。

紙で回覧された資料を、コピーを取って保存している人はいないでしょう。

仮にコピーを取っても、紙であふれかえった机の上から、情報を引き出せるでしょうか?

メールで届いた情報も溢れかえってしまうと、わざわざ過去の情報を見返す人なんているでしょうか?

情報の洪水を起こしていることを誰もが理解していながら、

「共有しておかないと後で怒られる」

という責任回避のためだけに、情報は共有されます。

脳のリソースを消費しないためにも、情報は積極的に取捨選択しましょう。

紙や電子データの削減ができる

情報の取捨選択をすると、紙や電子データの削減ができます。

紙で回覧して情報を共有する必要なんてあるのでしょうか?

紙が多くなると、情報の検索性が一気に悪くなります。

化学工場の機械エンジニアは、特に紙の資料が多くなりがち。

不要な回覧資料なんて回してほしくないと思う人は多いでしょう。

そこで

紙で回覧しない代わりに電子メールで共有!

なんて発想をするのが大手企業病。

電子メールでも情報が多くなりすぎので、価値のない資料は見ません。

届いた瞬間にゴミ箱に移動するだけです。

はっきり言って通信コストの無駄。

紙の削減だけでなく電子データの削減も、業務上のメリットが大きいですね。

最後に

溢れる情報を取捨選択するメリットについて紹介しました。

時間を節約できる・脳のリソースを消費しない・紙や電子データの削減ができる

必要な情報を共有し、不要な情報は共有しない。

当たり前のことですがいったん決めると変えれない日本では難しいことです。

取捨選択することのメリットの方が大きいと思いますけどね^^

この記事が皆さんのお役に立てれば嬉しいです。

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