進捗確認としての化学工場エンジニアリングの会議

営業働き方

NEONEEETです。

進捗管理は仕事である以上、どこでも大事なことです。

化学工場の機電系エンジニアリングでも同じこと。

進捗管理を部下に任せていると、大きな失敗をする可能性があります。

とはいえこの可能性は、他の仕事に比べるとかなり低いです。

なぜなら、多くの人がサポートしているから

これに甘えた機電系エンジニアは進捗管理を放棄する可能性があります。

常態化している場合は、テコ入れをするべきでしょう。

そんな時にできることは、自ら動いて進捗を管理するということになります。

業務管理は自分で行う

建設プロジェクトに限らず、あらゆる業務管理は自分でやりましょう。

自分の業務管理は言うまでもありませんが、他人の業務管理もその人に任せてはいけません。

これを雑に扱うとしっぺ返しをくらいます。

私も過去に何回も失敗しました。

「このレベルの人なら管理しなくて大丈夫だろう」

「工程表を出させて、それを見ていれば十分だろう」

他人の作った工程表を見ていても、何も意味がありません。

工程表を作ることが目的となって、工程管理を疎かにする人は本当に多い。

定期会議が必要な理由

エンジニアリングでは他人は信用してはいけません。

他人の進捗管理ほどいい加減なものはありません。

最終期限を守ることが全て。

途中経過をどれだけ管理しようとしても、基本的には上手くいきません。

工程表を作らせても管理表を提出させても意味がありません。

それらのツールでは本来必要な今後の進め方が見えないからです。

作っている本人には今後の進め方を意識できていない場合の方が多いです。

彼らの話を聞くと、簡単に言うと「遅れているけど気合で何とかします」と言っているだけに等しい。

定期的に会議をして、進捗を確認させると多少の効果はあります。

会議をしてみんなの前で進んでいないことを発言させて危機感をあおる。

本当はやりたくないのですが、こうでもしないと進捗は確認できません。

こうでもしないと、進捗が無くても怒られない・何もしなくても良いと甘えます。

情報は自分で取りにいかないといけない

仕事の基本ですが、情報は自分で取りにいかないといけません

さらに、もう1つ。他人は信用してはいけません

他人を信用することは他人に依存すること。

もっと言うと他人に振り回されるということ。

自己防衛のためにも、管理者は部下の進捗を自分から管理する方向で動きましょう。

工程表は過信しない

建設プロジェクトで工程表というと、一般にガントチャートを指します。

プラント建設会社のように、数年規模のプロジェクトであれば、ガントチャート以外の手法もありえるでしょう。

化学工場のオーナーエンジニアの仕事であれば、ガントチャートで十分。

エンジニアリングの工程表を作成するのは、プロセスエンジニアや設備エンジニア。

この辺りは会社や組織の構造で多少の変化があります。

どの部門であれ、工程表を作ることは最低限必要です。

  • プロジェクトのゴールを定める
  • ゴールに向かって必要なアプローチを決める
  • プロジェクトのリスクと余裕代を定める

単一のプロジェクトを担当していると、工程表を作成する必要はありません。

普通は、頭の中に入っています。

オーナー側の機電系設計者・プラントエンジニアの仕事は、規模は小さいが複数の案件を抱えています。

これを頭の中だけで整理するのは難しい。

少なくとも脳のリソースを使う無駄が発生します。

本来の仕事に注力できるように、時間の情報は、工程表の形でアウトプットするといいでしょう。

Excel等で簡単に作成するもので十分です。

Googleスプレッドシートでもいいくらいです。

専用のソフトは要りません。お金の無駄です。

ここで注意点。

工程表は誰かと進捗を共有する点ではあまり意味がありません。

その工程表で全体像は分かるものの、細かい進捗を管理することなんてできないからです。

進捗を管理しようとしたら、工程表に対する進捗を毎日もしくは毎週記載して提出してもらうことになるでしょう。

そこで進捗の変更・異常などがあったとしても、その理由やキャッチアッププランを書くことは普通はしません。

何かあれば、まずは工程表を書くことを要求されますが、それは第1手であってそこで完結するものではありません。

進捗会議では自分で議事録を作る方が良い理由

会議をしたら、議事録を取る癖をつける方が良いです。

これは是非とも自分で行うようにしてください。

自分で作れば多少は覚えている

他人に議事録を作らせても、その議事録は見ません。

人が作った議事録は、その中身を理解するのが難しいです。

自分で作った方が速い。

そう思ったなら、自分で作りましょう。

誰かが議事録を作っているだろうから、覚えておく必要もない。

この瞬間にその会議はその瞬間の自己満足になります。

メールもチャットも使い方には注意。

便利ですが、議事録としてまとまった形にはなっていません。

それでも全部を見れば流れを追えるので、議事録を作る手間を省くことはできるかもしれません。

テーマが多かったり、完結しないテーマが増えるほど、メールやチャットは使い分けが必要になります。

基本的には個々のテーマを即決して完結していきたいのですが、そうとも限りませんので。

論理構成力の養成

議事録は一定のフォーマットがあれば、表現は自由でいいと思っています。

議題・参加者・日時・結論・備考

このあたりを書いていれば十分です。

議事録を作成することは、議題の整理・情報の整理の面でも役立ちます。

会議で行われている論理展開を整理することで、作成者は論理構成力を身に付けることができます。

簡潔に表現できる力も身に付くので、化学工場のエンジニアのように複雑な事象を検討するために本質を見抜く力を養成するという意味でも、議事録作成は意味があります。

自身で論理的な意見を言える能力が育っていない段階でも、他者の意見を形にするというプロセスを経ることで

疑似的な意見発信も可能です。

備忘録として当然使える

議事録は、会議が終わった後のアクションや次の会議の時に参照する目的もあります。

いわゆる備忘録の機能です。

これを有効活用している場面は少ないです。

「あの時ああ言ってましたよ」

「そうだったっけ?忘れてました」

こういう展開が続くだけです。

証拠を突き付けても、責任を問い詰める方向にしか作用しません。

責任を問い詰めても解決を探す時間を減らすだけ。

下手をすると、人間不信になっていきます。

少なくとも社内会議レベルではほとんど意味がありません。

エンジニアリングでも規模の小さいプロジェクトなら会議の議事録はほとんど機能しません。

その時々で目の前にある課題を解決していって、気が付いたらプロジェクトが完成していた。

バッチ系化学工場では、こういうケースがほとんどです。

機電系エンジニアリングの会議が進捗管理だけになる理由

会議というとみんなで知恵を出すための場というイメージが強いでしょうが、機電系エンジニアリングでは進捗管理だけになりがちです。

これはなぜでしょうか?

知恵を出すための会議をしても、成功しないからです。

その背景を考えてみました。

トップの能力が無い

知恵を出せと下に言うだけのトップは、トップとしての能力がないことを証明しています。

ボトムアップを狙っているのかもしれませんが、組織を大きく入れ替えない限りボトムアップは機能しません。

下から何かが上がってくるのを待っているだけ。

下が何か問題を言って来れば、その時だけ周囲に「ごめんなさい」するだけ。

これで良いと思っているトップが居る限り、意見なんて出てきません。

一言で言うと、トップの能力不足

意見を出せる人間が限定

知恵の出しあいという状態になったときに、意見を言える人はほんの数人です。

  • 立場が上のトップが意見を言いやすい旧態依然とした組織。
  • 組織が誇大化しすぎて、1人のキャリア経験では全体を把握できない。

こういった環境が、生き字引に存在価値を与え、いつまで経っても新陳代謝が進まない要因を生み出しています。

案を出しても変わらない

能力のある下の人が意見を言ったとしても、大企業はなかなか変わりません。

下からの意見で1年~2年で変わることなんて、10年に1回あるかないか。

急速な勢いで変わる時は、外部要因からトップからの指示のみ。

そんな環境で、下から意見を言っても無意味ですよね。

体裁を整える会議が多すぎる

法律や社内ルールなどで、定期的な会議が必要だと定めています。

対外的には、管理が行き届いているように見えます。

それが目的になっています。

管理が目的で会議は手段のはずなのに会議が目的になっています。

これが大きな問題。

1つの会議でも下手をすると20人くらい集まります。

1時間の会議でも、3工数。

この会議が、毎日数個レベルであります。

心の底から気が狂っています。

こんな会議ばかりだと考える余裕がなくて、意見は出てきにくくなります。

最後に

化学工場の機電系エンジニアの会議が進捗確認だけになることを解説しました。

周りの人がサポートしているから工程の遅延は起きにくく、進捗の説明やキャッチアップの立案をする機会が無いから、説明能力自体が育ちません。

部下から管理表が上がってくるのをまたずに、上司から動かざるを得ないでしょう。

そんな環境では知恵を出すための会議なんてほぼ成立しません。

この記事が皆さんのお役に立てれば嬉しいです。

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