【納期・設計】設備プロジェクトで悪い報告が遅いと起こる問題

トラブル化学設備メーカー

NEONEEETです。

この記事は、化学工場の機電系設計者・プラントエンジニアを対象にしています。

この記事を読むと、化学工場のプロジェクトで悪い報告を後伸ばしにすると何が起こるかについて知ることができます

悪い報告ほど先に行う

悪い報告ほど先に行う

これはどの仕事でも共通していることです。

設備プロジェクトでは、予算・納期・品質・仕様などいろいろな要望を満足しないといけません。

今回は、設備プロジェクトで、悪い報告を遅らせた場合に起こることを紹介します。

特定の会社で、日常的に行われるプロジェクトを対象にしています。

そういうプロジェクトでは、主に納期に関する話が悪い話として出てきます。

それ以外の要求項目は「達成して当然」ですので。

これが、人員・環境いずれも新たな環境で行うプロジェクトでは、色々な項目が悪い話として出てきます。

逆に言うと、納期・時間に関する話だけは、いつの世もどこの場所でも起こりえる問題であり

時間に関する情報に注力することが、どんな仕事でも大事だということです。

悪い報告が遅いことで起こる例

例① 納期が遅れる

これはユーザーとメーカー両方の機電系設計者・プラントエンジニアの立場で若干変わります。

ユーザー側の機電系設計者・プラントエンジニア

ユーザーがメーカーから納期遅延の情報を聞いて、ユーザーが何も対応しない場合が最も多いです。

もっと簡単に言うと、ユーザーの若手機電系設計者・プラントエンジニアが上司に報告しない

私が部下に対して苦労している部分でもあります。

ユーザーがメーカーから納期の問題を聞いても、

そのユーザーが別の仕事に追われているために、問題を遅らせてしまいます。

ユーザー側の機電系設計者・プラントエンジニアの管理能力の問題、と言ってしまえばそれまで。

仕事の範囲・数に限らず、個人の管理能力の問題。

納期の連絡が遅くなると、工事時期を遅らせざるを得ません。

若手で大きなプロジェクトを任せられない場合、この悪い報告を適切にできるかが問われるでしょう。

メーカー側の機電系設計者・プラントエンジニア

こちらは、よくあるのが工場の稼働状況によるもの。

工場の稼働が逼迫しているため納期が遅れる、という性質のもの。

大抵は数週間レベルの問題です。

これは、頻度が多く、年に10件くらいは発生します。

酷いメーカーになると、注文するたびに納期遅延の話をします。

そこでしか買うことのできない設備なので、完全に足元を見られる例。

その酷いメーカーでは。「毎度のことですが納期遅延の連絡です」

普通にメールをしてきます。

足元を見ているというよりは、舐められている方が正しいでしょう。

こういうケースを想定して、ユーザーでは納期と実際に使う時期の間に多少の余裕を持たせます。

ということで、このレベルの納期遅延連絡が多少遅くなっても問題にはなりません。

悪質なメーカーでは、数か月レベルでの遅延連絡をします。

その連絡が来た時には、すでに手遅れというレベルの問題です。

「2か月くらいが通常納期に対して、5か月納期になります」

という連絡を一方的に入れるだけのメーカー。

この辺になると、調達部を巻き込んだ戦いになります。

プロジェクト全体を遅らせざるを得ない確率が高いです。

それでも何とか間に合わせてしまうことが多いですが…。

例② 設計時間が無くなる

これは最近の若手機電系設計者・プラントエンジニアに非常に多い例です。

とにかく受け身でいる結果、設計に関する情報を仕入れずに、

時間が無くなったというれです。

複数の仕事を掛け持ちし、時間的余裕のある仕事を後回しにした結果、

気が付いたら設計時間が短くなっていた

設計にかかる時間の読みが甘く、1か月あれば完成するだろうと読んでいたところ

設計修正を繰り返した結果、2か月かかってしまった。

その結果、設備調達納期が遅れ、工期に間に合わなくなるというケースです。

仕事の進捗を適切に管理できないことが本質的な原因です。

自分で管理ツールを使って管理することが大事であり、悪い予感があればそれを上司に報告することが大事です。

最初のころは上司が積極的に介入して管理すればいいのですが、それではいつまで経っても一人立ちしません。

例③ 取れた選択肢が無くなる

悪い報告を受けても時間的余裕があれば対応可能な例はいくつもあります。

  • 別のメーカーに依頼したら間に合っていた
  • 納期が遅れそうでも、工事時期を調整すれば、仕上屋を遊ばせることはなかった
  • 設計期間が取れなくても、主要な指標だけを抑える指示だけはできた。

この辺りの報告を、「日」のレベルで遅らせる人は、特に若手に多いです。

「怒られるのが怖いから報告しない」は理由になりません。

「報告しないからもっと怒られる」のであり、これを言い訳にする人は

完全なる甘えです。

「悪い報告でもくれてありがとう」というのは綺麗ごとです。

して当たり前の報告ですので、「ありがとう」という言葉を期待すること自体がずれています。

悪い報告をした後に、上司から

「この話が出たのはいつか?」と問われれば、それは報告が遅かったことを咎められています。

取れた選択肢をみすみす逃したことを責められています。

若手の担当者レベルでは、悪い情報が出た時に適切な処置をすることができるとは限りません。

社内のネットワーク・社内の仕事の進め方・社外の事情

こういった他人と協力する発想が、プロジェクトでは重要ですが、若手でこれを明確に意識して行動できる人は少ないです。

「自分一人でやる」

という間違った教育を受けているからでしょう。

その結果、悪い報告が遅れ、取れる手が取れなかった。

こんな例が増えています。

責任感の欠如

悪い報告を遅らせる、というのは簡単に言うと

責任感の欠如

  • 悪い報告が起きても、自分一人でなんとかできるだろう
  • 怒られるのが嫌だから、気づかれないように処理しよう
  • 大きな問題になるとは思っていなかった

こんな思考があるのだと思います。

大なり小なり誰にもあることです。

自分の能力・職務範囲・権限

これらを客観的に把握できる人は、悪い報告も適切に実施できます。

若手であるほど、その辺の客観的な視点がまだ育っていない面もあります。

メーカー側は、もともと責任感など持っていません。

決まった納期に、決まった仕様の物を納入するだけ

納期が遅れても、罰を食らうことはほとんどありません。

取引メーカーの数が限定されている以上、そこから買わないと、他に買う場所が無いからです。

日本の化学工場の設備メーカーの種類の少なさが裏目に出ています。

これら化学工場の設備メーカーは今後ますます少なくなっていきます。

そして責任感の欠如した化学工場の設備メーカーが量産されるでしょう。

最後に

悪い報告ほど早くしましょう。

悪い報告は本人が悪いとは限りません。

そうならないような仕事の仕方を、日本では入念に行っています。

悪い報告を早くしないのであれば、本人の能力で解決しないといけませんね。

海外ではそちらの方が主流でしょうか。

この記事が皆さんのお役に立てれば嬉しいです。

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